챗GPT 녹음 파일로 회의록 만들기 | AI 교육 · 챗GPT 15회 · How to Turn Meeting Recordings into Minutes with ChatGPT

챗GPT 녹음 파일로 회의록 만들기 대표 이미지
회의 녹음 파일을 챗GPT에 올려 글로 옮기고 결정 사항과 할 일을 회의록으로 정리하는 법. 지원 형식, 유료 전용, 긴 녹음과 화자 구분 주의점.
Upload a meeting recording to ChatGPT, get a transcript, and turn it into minutes with decisions, open questions, and next steps for your church team.

🌐 Read in English ↓

오늘 배울 것: 회의 녹음 파일을 챗GPT에 올려 글로 옮기고, 결정 사항과 다음 할 일을 회의록으로 정리하는 법.

왜 필요한가

교사회의가 끝나면 서기 집사님이 휴대폰 녹음을 다시 들으며 회의록을 쓴다. 한 시간짜리 회의를 정리하는 데 저녁 한나절이 간다. 10월 6일부터 챗GPT에 녹음 파일을 올려 글로 옮기고, 요약하고, 내용을 물어볼 수 있게 됐다. 공식 도움말은 회의 녹음을 요약해 결정 사항, 미해결 질문, 다음 단계를 정리하는 일을 예로 든다. 다만 오디오 업로드는 유료 요금제에서만 되고, 현재 Free에서는 쓸 수 없다.

따라 하기

  1. 녹음 파일 형식을 확인한다. 휴대폰 녹음 앱이 만드는 M4A를 비롯해 MP3, WAV, AAC, FLAC 등을 올릴 수 있다. 파일은 최대 512MB까지다.
  2. 새 채팅을 열고 5회에서 배운 대로 메시지 상자 옆 +를 눌러 녹음 파일을 첨부한다.
  3. 무엇을 원하는지 구체적으로 적는다.
첨부한 교사회의 녹음을 글로 옮긴 뒤 회의록으로 정리해 줘.
1) 결정 사항 2) 아직 결정하지 못한 질문 3) 다음 할 일과 담당자 순서로.
담당자가 녹음에서 분명하지 않으면 "확인 필요"라고 적어 줘.
  1. 이어서 녹음 내용을 물어본다. "성탄 발표회 날짜에 관해 어떤 의견이 나왔어?"처럼 묻는다.
  2. 회의록이 마음에 들면 "참석자에게 보낼 짧은 안내 문자로 바꿔 줘"라고 한 번 더 부탁한다. 공식 도움말은 녹음을 후속 이메일 초안으로 바꾸는 예도 든다.
  3. 결정 사항과 날짜, 숫자는 원본 녹음의 해당 부분을 다시 들어 대조한다.

종이 회의 자료가 여러 장이라면 휴대폰 카메라를 쓴다. 공식 릴리스 노트에 따르면 챗GPT 앱에서 카메라를 열고 점 세 개 메뉴에서 스캔을 고르면, 여러 장을 연달아 찍어 PDF 하나로 묶어 올릴 수 있다. iOS부터 차례로 열리는 중이다.

녹음하기 전에 참석자 모두에게 녹음과 정리에 쓴다는 사실을 알리고 동의를 받는다. 상담이나 심방 녹음은 올리지 않는다.

자주 막히는 곳

  • 파일이 올라가지 않는다. 먼저 유료 요금제인지 본다. 동영상으로 인식되는 MP4나 WebM 파일은 오디오로 올라가지 않는다. 휴대폰 녹음 앱에서 오디오 파일로 내보낸 뒤 다시 올린다.
  • 긴 녹음이 끝까지 처리되지 않는다. 공식 도움말에 따르면 긴 녹음은 짧은 구간으로 나눠 처리될 수 있지만 완료가 보장되지는 않고, 아주 긴 녹음은 시간이 초과될 수 있다. 녹음을 앞뒤로 나눠 따로 올린다.
  • 누가 말했는지가 틀렸다. 도움말은 전사에 오류가 있을 수 있고 화자 구분이 정확하지 않을 수 있다고 적는다. 발언자 이름은 회의록을 보낼 사람이 직접 고친다. 언어에 따라 성능이 다를 수 있다는 점도 기억한다.

오늘의 과제

다음 부서 회의를 참석자 동의를 받아 녹음한다. 녹음을 올려 회의록을 받고, 결정 사항 세 가지를 원본 녹음과 대조한다. 틀린 곳이 몇 군데였는지 적어 두면 다음 회의 때 어디를 더 꼼꼼히 볼지 알 수 있다.

다음 회 예고

16회에서는 플러그인으로 Gmail과 Google 캘린더를 챗GPT에 연결한다. 심방 일정과 교회 메일을 한자리에서 확인하는 법이다.

글 · (부부·가정 상담가, 목회자)

ENGLISH VERSION

How to Turn Meeting Recordings into Minutes with ChatGPT

What we'll learn today: how to upload a meeting recording to ChatGPT, have it transcribed, and organize the decisions and next steps into meeting minutes.

Why You Need This

When a Sunday school teachers' meeting ends, the deacon who serves as secretary listens to the phone recording all over again to write the minutes. Writing up a one-hour meeting can take most of an evening. Since October 6, you can upload an audio recording to ChatGPT, have it transcribed and summarized, and ask questions about what was said. The official help article gives an example of exactly this: summarizing a meeting recording into decisions, open questions, and next steps. Audio upload is only available on paid plans, though. Right now you can't use it on the Free plan.

Step by Step

  1. Check your recording's file format. You can upload M4A, the format most phone voice recorder apps create, as well as MP3, WAV, AAC, FLAC, and others. Files can be up to 512MB.
  2. Open a new chat and, as we learned in Lesson 5, tap the + next to the message box to attach the recording.
  3. Write out exactly what you want.
Transcribe the attached recording of our teachers' meeting, then organize it into meeting minutes.
Use this order: 1) Decisions 2) Questions we haven't decided yet 3) Next steps and who is responsible.
If the person responsible isn't clear from the recording, write "Needs confirmation."
  1. Then ask about what's in the recording. For example: "What opinions came up about the date for the Christmas pageant?"
  2. Once you're happy with the minutes, ask one more time: "Turn this into a short text message to send to the people who attended." The official help article also gives the example of turning a recording into a draft follow-up email.
  3. For decisions, dates, and numbers, go back and listen to that part of the original recording to check them.

If you have several pages of printed meeting handouts, use your phone camera. According to the official release notes, in the ChatGPT app you can open the camera and choose Scan from the three-dot menu, then photograph several pages in a row and upload them bundled as a single PDF. It's rolling out gradually, starting with iOS.

Before you record, tell everyone present that the meeting will be recorded and used to write the minutes, and get their consent. Do not upload recordings of counseling sessions or pastoral visits.

Where People Often Get Stuck

  • The file won't upload. First check that you're on a paid plan. MP4 or WebM files are recognized as video, so they won't upload as audio. Export the recording as an audio file from your phone's recorder app, then upload it again.
  • A long recording doesn't get processed all the way through. According to the official help article, long recordings may be processed in shorter segments, but completion isn't guaranteed, and very long recordings may time out. Split the recording into a first half and a second half and upload them separately.
  • It got wrong who said what. The help article notes that transcripts may contain errors and that speaker identification may not be accurate. Whoever sends out the minutes should correct the speakers' names themselves. Also keep in mind that performance can vary by language.

Today's Assignment

Record your next department meeting with the consent of everyone present. Upload the recording to get minutes, then check three of the decisions against the original recording. If you write down how many mistakes you found, you'll know where to look more carefully at the next meeting.

Coming Up Next

In Lesson 16, we'll use plugins to connect Gmail and Google Calendar to ChatGPT. You'll learn how to check your pastoral visit schedule and church email in one place.

By (marriage and family counselor, pastor)

Translated from the Korean original by the author's team with AI assistance. Scripture quotations are from the World English Bible (public domain).

💬 함께 나눠요 · 따라 하다 막힌 단계가 있었나요? 어느 단계였는지 알려 주시면 함께 방법을 찾아보겠습니다. 댓글로 들려주시면 꼭 읽겠습니다.

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